1 Planifiez votre réunion
Lorsque l’on considère comment planifier une Réunion
de lycée, la perception est la réalité. Plus vous semblez professionnel, plus vos camarades de classe sont susceptibles de se présenter au grand événement. Commencez donc à planifier les détails tôt et vos camarades de classe en prendront note.
Trouver des camarades de classe
La première étape (et sans doute la plus importante) pour planifier une réunion est de trouver vos camarades de classe. Commencez par les réseaux sociaux et les sites de réseautage professionnel comme Facebook et LinkedIn. Créez un groupe pour votre promotion sur Facebook (s’il n’en existe pas déjà) et faites passer le mot. Vous pouvez également trouver et contacter d’autres anciens de l’université sur LinkedIn en cliquant sur « Trouver les anciens élèves » dans l’onglet « Connexions ».
Une fois que vos camarades de classe sont dans un endroit virtuel, vous pouvez envoyer des mises à jour importantes, telles que Save the Dates et des annonces de vente de billets.
Verrouiller une date
Une fois que vous avez commencé à rassembler vos camarades de classe, essayez de fixer une date. Le taux de participation à la réunion dépend de la disponibilité de vos camarades de classe, alors inscrivez-vous tôt sur leurs calendriers. Nous vous recommandons d’utiliser un outil de sondage en ligne, comme Survey Monkey, Google Forms ou Doodle, pour demander quelles dates fonctionnent le mieux.
Les périodes les plus populaires pour les réunions de lycée sont septembre et octobre, en raison des retours à la maison et des matchs de football, et autour de Thanksgiving ou de Noël, lorsque les camarades de classe sont déjà à la maison pour les vacances.
Former un comité
Tout est question de travail d’équipe. Renouez donc avec d’anciens camarades de classe et attribuez-leur des rôles en fonction de leurs forces et de leurs intérêts, tels que :
- Le président : La personne qui s’assure que le train reste sur les rails.
- Le trésorier : Cette personne qui aime suivre les dépenses.
- Le Promoteur : La personne en qui vous pouvez avoir confiance pour faire passer le mot.
- Le Producteur : La personne ponctuelle, « faites-le arriver ».
N’oubliez pas de lister les membres de votre comité d’organisation sur la page de l’événement.
Créez votre page d’événement
Une fois que vous avez décidé d’une date et que votre comité est formé, il est temps de déterminer comment vous vendrez les billets pour votre réunion de lycée. Les plateformes de billetterie en ligne comme Eventbrite sont un excellent moyen de collecter des RSVP et des fonds en même temps.
Chez Eventbrite, nous vous proposons un guichet unique où vous pouvez créer une page Web pour votre réunion de classe, passer le mot à vos camarades de classe et gérer vos ventes de billets.
Conseils
Ambiance + Taille = Lieu
Commencez par identifier l’ambiance que vous recherchez. Votre réunion de lycée sera-t-elle contemporaine et colorée, ou sophistiquée et formelle ? Ensuite, soyez réaliste quant au nombre de personnes qui se présenteront. La dernière chose que vous voulez, c’est un espace que vous ne remplirez jamais, ou une salle débordante de camarades de classe grincheux. Lors de l’évaluation de votre site, apportez une liste de questions à poser au responsable. Assurez-vous d’aborder le stationnement, l’accès WiFi, l’espace de stockage, l’équipement audiovisuel et le protocole de nettoyage.
Créer un compte bancaire pour la classe
Il est important de savoir comment vous allez couvrir tous les frais de réunion. Il existe quelques approches différentes, mais vous pouvez envisager d’ouvrir un compte bancaire pour votre classe. De cette façon, vous pouvez déposer de l’argent sur le compte et régler les dépenses avec la carte bancaire. Si vous êtes intéressé par cette voie, nous vous recommandons de consulter un professionnel du droit ou de la finance de votre région pour savoir par où commencer.
2 Faites la promotion de votre réunion
Il y a généralement deux pics dans le cycle de vie de la billetterie. Il est courant d’en voir un lorsque les billets sont mis en vente pour la première fois, puis à nouveau la semaine où l’événement a lieu. Sachant qu’il y aura une accalmie naturelle, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour maintenir l’élan.
Fixer des objectifs et des échéanciers
Voulez-vous que la moitié de votre classe s’affiche ? Un quart? Commencez avec un objectif pour vous-même et pour le comité organisateur, puis élaborez un plan promotionnel pour y parvenir.
Réfléchissez aux canaux que vous souhaitez utiliser, tels que Facebook ou le courrier électronique, puis créez un calendrier dans lequel vous pouvez planifier vos promotions. Gardez à l’esprit que les gens vont probablement remettre à plus tard, alors faites ce que vous pouvez pour créer le battage médiatique tôt et obtenir l’engagement de vos camarades de classe.
Suivre le progrès
Une fois que vous avez identifié les canaux que vous utiliserez pour promouvoir votre réunion de lycée, vous devez trouver un moyen de suivre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Eventbrite propose des « liens de suivi » qui vous permettent de mesurer le succès de chaque tweet, publication ou e-mail que vous envoyez. L’autre option est de demander aux gens, lors de leur inscription, comment ils ont entendu parler de la réunion de classe. Faites-nous confiance, vous serez reconnaissant d’avoir cette information lorsque vous ferez cette dernière poussée pour les billets ou lorsque vous commencerez à planifier la prochaine réunion.
Appuyez sur votre comité
Lors de la constitution de votre comité organisateur, pensez à demander à chaque membre de s’engager à vendre un certain nombre de billets. Fixez-vous ensuite un « objectif ambitieux » : 2 à 3 billets de plus que vous pensez qu’ils peuvent vendre.
Utilisez les liens de suivi d’Eventbrite pour suivre leurs progrès et partager périodiquement leurs progrès. Pour faire monter les enchères, vous pouvez même créer une petite compétition amicale en récompensant le meilleur vendeur avec un chèque-cadeau ou une bouteille de vin.
Fixer les prix des billets Early Bird
Les gens qui hésitent à participer peuvent être motivés à acheter s’ils savent qu’ils économiseront de l’argent. En mettant en place des billets Early Bird à un prix inférieur à celui des billets ordinaires, vous pouvez encourager vos camarades de classe à acheter à l’avance, soulageant vos inquiétudes concernant les ventes et vous permettant de planifier des provisions de nourriture et de boissons.
Avec Eventbrite, vous pouvez même configurer ces différents billets à l’avance et les programmer pour qu’ils soient automatiquement mis en vente à une certaine date.
Conseils
Appuyez sur les influenceurs sociaux
Assurez-vous de promouvoir non seulement la réunion de classe, mais toutes les personnes amusantes qui y vont – ce sera un facteur décisif pour de nombreuses personnes qui hésitent à y assister.
Communiquez avec des camarades de classe qui faisaient partie de différents cercles sociaux à l’école et qui sont restés en contact avec leurs pairs au fil des ans. Demandez-leur de l’aide pour promouvoir la réunion de classe, puis indiquez-les en tant que membre du comité organisateur ou hôte sur la page de l’événement. Avec Eventbrite, vous pouvez également afficher les noms des personnes qui ont acheté des billets, alors demandez d’abord à ces influenceurs sociaux de s’inscrire.
Jeudi de retour (#tbt)
Si vous êtes sur l’un des nombreux réseaux sociaux, vous avez probablement vu le hashtag #tbt utilisé dans la légende d’une photo qui semble avoir été prise il y a des jours, des mois ou des années. Throwback Thursday est devenu un moyen populaire de partager des photos du passé, alors utilisez-le pour vous aider à promouvoir vos retrouvailles. Déterrez des photos de l’école, partagez-les avec le hashtag #tbt et incluez le lien vers votre page d’événement de réunion de lycée. Nous vous garantissons un fou rire ou deux.
3 Organisez votre réunion
Lorsque le grand jour arrivera, vous voudrez garder un œil sur certaines choses. Pas besoin de paniquer – les parties difficiles sont terminées.
Enregistrement
Peu importe à quel point votre réunion de lycée est formelle, assurez-vous de mettre en place une table d’enregistrement ou un accueil. Les gens aiment être accueillis plutôt que d’errer à l’intérieur avec l’air perdu. C’est aussi votre chance de rester présent, de vous présenter à nouveau et de faire savoir à vos invités où se trouvent la nourriture et les boissons.
Bien que vos camarades de classe n’oublient jamais un visage, ils oublieront inévitablement un nom. Alors, aidez-les avec des badges à la table d’enregistrement. Pré-imprimez-les directement via Eventbrite ou demandez à vos invités de créer les leurs.
Faire une liste de lecture
Vous vous souvenez de ces tubes de l’époque ? Vos amis aussi.
Utilisez la fonction Questions personnalisées d’Eventbrite pour sonder vos camarades de classe sur leurs chansons préférées à l’ancienne lorsqu’ils achètent leurs billets. Utilisez leurs réponses pour créer la liste de lecture ultime. Faites-nous confiance, vos camarades de classe vont adorer !
Dites quelques mots
Il y a de fortes chances que quelques-uns de vos camarades de classe aient surmonté un peu d’anxiété et / ou aient parcouru un long chemin pour assister à la réunion du lycée. Il est juste de dire quelques mots et de remercier tout le monde d’être venu. L’essentiel est de faire court… personne n’est venu à la réunion pour entendre un long et interminable discours 😉
Et si parler en public n’est pas votre truc, déléguez-le à quelqu’un d’autre. Ou, levez simplement un verre, dites merci d’être venu et recommencez à célébrer.
# Utilisez un hashtag
Les hashtags sont d’excellents moyens de suivre la conversation avant votre réunion de lycée, alors encouragez vos camarades de classe à en utiliser un lorsqu’ils publient sur Facebook, Instagram, Twitter. etc.
C’est aussi un moyen facile de collecter des photos de la réunion elle-même, alors assurez-vous de promouvoir votre hashtag partout lors de l’événement.
Quelques conseils sur les hashtags :
- Limitez-vous à un hashtag
- Soyez bref et doux pour que vos camarades de classe se souviennent plus facilement
- Affichez-le partout et n’importe où, y compris sur la signalétique de votre événement
Conseils
Invite a photographer
Si vous allez investir dans une chose pour votre réunion de lycée, ce devrait être un photographe. Pourquoi? La raison pour laquelle vous vous réunissez tous est de raconter de vieux souvenirs, alors vous pourriez aussi bien documenter les nouveaux qui sont en train d’être créés – et il y a de fortes chances que vous et vos camarades de classe soyez trop occupés à créer ces souvenirs pour prendre des photos.
N’oubliez pas qu’il s’agit moins d’embaucher le meilleur photographe que d’attribuer la responsabilité à quelqu’un. Donc, si vous n’avez pas le budget pour engager un professionnel, envisagez d’inviter un ami ou un frère avec un bel appareil photo.
Décorer sur un centime
Bien que vous n’ayez pas besoin de rester éveillé toute la nuit pour créer des marque-places personnalisés, vous devriez penser à ajouter quelques touches de style ici et là. Notre suggestion : allez dans une friperie et récupérez de vieux cadres et vases. Peignez les cadres aux couleurs de votre école et insérez des photos ou une signalisation d’événement. Mettez des fleurs assorties dans les vases et voilà, vous êtes prêt. Si vous en cherchez plus, jetez un œil à Pinterest, où vous êtes sûr de trouver de nombreuses inspirations DIY.
4 Rester connecté
Vous venez de lancer un événement phénoménal, mais ce n’est pas encore fini. Tendez la main et remerciez vos participants d’être venus, et votre comité d’accueil pour toute leur aide. Vous pouvez même envisager d’aider la prochaine classe pendant qu’elle réfléchit à la façon de planifier une réunion.
Suivi avec un e-mail
Félicitations! Tu l’as fait! Profitez un peu de cette lueur post-événement, mais avant de tout ranger et de reprendre la vie, envoyez une note à vos camarades de classe pour remercier tout le monde d’être venu et demander que toutes les photos vous soient envoyées. Vous pouvez stocker les photos en ligne dans un dossier avec Box.com ou Dropbox.
Remerciez votre comité
L’étape la plus importante dans votre suivi post-événement est d’envoyer une note à votre comité organisateur pour le remercier de son aide. Les e-mails c’est bien, les e-mails c’est mieux. Ma mère est tout à fait d’accord.
Conservez vos données
Il est probable que votre prochaine réunion de lycée soit dans plusieurs années, alors assurez-vous de rassembler toutes les données (y compris les e-mails et les numéros de téléphone) dans un seul endroit sûr. Ce n’est pas une mauvaise idée de les stocker dans un document Google ou de les télécharger dans le même dossier où vous stockez vos photos. Vous pouvez également les conserver dans votre compte Eventbrite. Vous vous remercierez lorsque viendra le temps de planifier votre prochaine réunion de classe, faites-nous confiance.
Et si parler en public n’est pas votre truc, déléguez-le à quelqu’un d’autre. Ou, levez simplement un verre, dites merci d’être venu et recommencez à célébrer.
Aidez la prochaine classe
L’organisation de retrouvailles au lycée est un rite de passage que chaque classe de finissants doit vivre. Puisque vous maîtrisez l’art, vous pourriez aussi bien partager vos trucs et astuces avec la classe suivante. Dites-leur comment promouvoir leur réunion, donnez-leur des conseils pour choisir un lieu et partagez les outils que vous avez utilisés pour faire le travail. Vous pouvez toujours leur transmettre ce guide.