mer. Fév 21st, 2024

Organiser un salon professionnel ou un événement général réussi

salon professionnel

L’organisation d’un salon professionnel ou d’un événement général nécessite plusieurs étapes clés, qui exigent une planification préalable.

Le succès de votre salon repose sur plusieurs points qui doivent être traités correctement avant le début. Nous vous présentons ici toutes les étapes pour organiser votre salon professionnel comme un expert.

Où ?

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre salon professionnel (ou événement en général), il est essentiel de choisir le lieu où se déroulera votre événement. Pour choisir la région ou la ville qui accueillera votre salon, vous devez prendre en compte plusieurs points.

Le lieu choisi doit être économiquement dynamique afin d’attirer les visiteurs. Opter pour une ville ou une région disposant d’hôtels et de restaurants de qualité contribuera à rendre le séjour de vos exposants et de vos visiteurs plus agréable.

Il est bon de contacter le Bureau des congrès de la ville dans laquelle vous avez l’intention d’organiser votre exposition pour vous assurer que vous n’entrez pas en conflit avec un événement local populaire. Il pourra également vous renseigner sur l’occupation des hôtels sur la période que vous avez choisie et, le cas échéant, vous aider dans vos appels d’offres.

Une destination où les leaders du marché du thème de votre salon sont présents est un grand plus, mais vous devez les convaincre de participer, car cela sera essentiel au succès de vos événements.

La ville choisie doit être bien desservie par les transports, que ce soit en voiture, en camionnette, en train ou en avion, afin que les exposants et les visiteurs arrivant de toute la France et de l’Europe puissent se rendre facilement à votre salon. Elegance Hotesse agence d’organisation d’évènementiel est à votre disposition pour vous guider dans votre processus d’organisation.

Choix d’un lieu

Avant de réserver un lieu pour votre événement, vous devez vous poser quelques questions fondamentales. De quelle surface ai-je besoin ? Quelles sont les contraintes techniques et organisationnelles du salon ? De combien de jours ai-je besoin, y compris le temps d’installation et de fermeture ? Quelles sont les dates prévues ? Existe-t-il déjà un salon professionnel similaire dans la destination choisie ? Si oui, quand et où ?

Pour que tout se passe bien, vous devez obtenir toutes les informations nécessaires avant de choisir le lieu où se déroulera votre événement.

Tout d’abord, tenez compte de la taille du lieu et des différents types d’espaces qu’il offre. Il faut bien sûr tenir compte du nombre d’exposants, mais aussi des animations prévues, des besoins en termes de salles de conférence, de parking pour les exposants et les visiteurs, etc. Le budget d’organisation du salon dépend en grande partie des dépenses liées à la réservation du lieu (location du hall d’exposition, des salles de réunion, des services techniques obligatoires, etc.)

Ne vous concentrez pas uniquement sur la première édition de votre salon, pensez à son évolution. Le lieu choisi doit également être adapté aux futurs salons et à l’évolution de votre événement.

 

L’accès au lieu est également un point essentiel. Pour attirer les visiteurs en masse, ils doivent pouvoir accéder facilement au lieu que vous avez choisi pour accueillir votre événement. Le lieu idéal est celui qui offre de nombreux parkings pour les exposants et les visiteurs venant en voiture, et qui est également relié au réseau de transports publics, et donc facilement accessible depuis le centre-ville, la gare et l’aéroport.

Les parcs d’exposition, mais aussi les centres de congrès, sont des sites habitués à accueillir ce type d’événement, mettant à la disposition des organisateurs tous les outils dont ils ont besoin.

En fonction du thème de votre salon, vous pouvez également opter pour des lieux créatifs et originaux afin de donner à votre événement une saveur alternative.

Choisir des animations et des conférences

Les visiteurs d’aujourd’hui attendent beaucoup du contenu d’un salon professionnel. En plus de voir des expositions, ils veulent pouvoir apprendre grâce à des conférences et des ateliers, et se divertir avec toutes sortes d’activités amusantes.

C’est pourquoi il est important de sélectionner avec soin les divertissements proposés lors de votre événement, en tenant compte des attentes de vos visiteurs, ainsi que du type d’événement que vous organisez (généraliste ou professionnel).

Les divertissements attireront les gens, alimentant ainsi la promotion de votre spectacle.

Convaincre les exposants leaders

Afin de satisfaire vos visiteurs, l’offre de produits et de services du salon doit être la plus large possible. Pour ce faire, il faut d’abord convaincre les leaders des différentes catégories du salon, car leur présence facilitera la participation des autres exposants.

Le salon doit également mettre en avant les exposants qui présentent des innovations et des produits originaux.

La création d’un espace spécifique pour les start-ups est également importante, car elle sera appréciée par les visiteurs, les exposants et surtout la presse, friande de nouveautés.

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